Ik ga een serie blogs schrijven over Fitmanager, een online ledenadministratie software. Sinds januari 2019 gebruik ik Fitmanager voor mijn Pilates studio. Is jouw Pilates of Yoga-studio, Dansschool of Balletstudio aan het groeien en ben je op zoek naar passende software om de reserveringen te stroomlijnen? Volg dan mijn objectieve artikelen, want ik laat jullie getuige zijn van mijn eigen proces met Fitmanager.
Meer mensen blij maken
Dit jaar is het mijn doel om nóg meer mensen blij te maken met het verbeteren van hun gezondheid door onze effectieve Pilates lessen. Alle ingrediënten zijn daarvoor aanwezig, want naast de prachtige Pilates studio met ruime groepszaal en complete apparatenzaal met de geweldige Pilates toestellen in het gezellige historische centrum van Zoetermeer, ben ik vanaf 1 januari 2019 gestart met de online ledenadministratie software van Fitmanager. Net als ik zijn vermoedelijk vele studio-eigenaren op zoek naar het perfecte systeem om het boeken, reserveren en annuleren van lessen zo soepel mogelijk te laten verlopen zonder dat ze er zelf hele dagen mee bezig hoeven te zijn. Zowel voor de klant als de ondernemer moet het systeem gebruiksvriendelijk en tijdbesparend zijn. Als er daarnaast nog meer extra interessante features in de software zitten, dan is dat mooi mee genomen. Er is veel boekingssoftware te koop, maar ik heb ervaren dat het vaak spaak loopt door zaken als een trage of falende helpdesk of toenemende extra kosten als je meer mogelijkheden wilt. In een serie objectieve blogs vertel ik jullie over mijn ervaringen met Fitmanager.
In verhouding niet veel tijd kwijt
Vanaf 2009 runde ik mijn Pilates studio vanuit huis en huurde ik elke week een ruimte voor een paar groepslessen. Het plannen van de afspraken was prima te doen, want het aantal klanten was te overzien. Ik had gemiddeld 25-30 privé-klanten per week en zo’n 30 groepslessers. Ik was in verhouding niet veel tijd kwijt aan administratie en de planning.
Droombedrijf
Mijn droom was om een grote studio in het centrum te hebben; jaren zocht ik naar geschikte ruimte. De vraag naar groepslessen steeg door de mond tot mond reclame en in januari 2016 waagde ik de sprong. Mijn Pilates studio verhuisde naar een prachtige grote en lichte ruimte in het centrum van Zoetermeer. Een authentieke plek om de hoek bij de Dorpsstraat.
Vanaf mijn start als ondernemer had ik succes, omdat ik ervan houd om topkwaliteit te leveren. In nauwelijks 3 jaar is mijn onderneming dan ook getransformeerd tot mijn droombedrijf. De kwaliteit van de lessen en de fantastische groepsruimte met de mooie High mats met pole en strap, de Pilatessticks en de Chairs voor de groepslessen en de aparte zaal met de Reformers, Cadillac, High Chair, Ladder Barrel, Spine Corrector, Pedi-Pole voor privé, duo- en triolessen maken veel indruk op mijn klanten.
Dit succes had echter ook een keerzijde
Het aantal leden is enorm toe genomen en groeit nog steeds. Dit succes had echter ook een keerzijde; het betekende meer drukte en stress vanwege de toenemende administratie, alle reserveringen, aanpassingen en annuleringen. De behoefte aan meer controle ontstond.
Nu al razend enthousiast
Mijn klanten konden de afgelopen 3 jaren hun lessen al online reserveren, verzetten en annuleren via mijn website. Toch verliep dat niet altijd soepel. Een paar voorbeelden: de leden moesten teveel handelingen uitvoeren; er waren regelmatig dubbele boekingen of leden vergaten te boeken; als de website offline was, kon er niet worden geboekt; ik kreeg veel smsjes, whatsapp-jes, telefoontjes, mailtjes en ik was vaak uren zoet om de reserveringen goed te laten verlopen. Daarnaast kostte het veel tijd om de facturen en incasso’s te maken, de klanten te mailen met herinneringen dat de kaart bijna op was, dat er een plekje vrij was of om een follow up te sturen na een proefles.
Ook ondernemers hebben tijd nodig om op te laden
Een factuur maken, een mailtje sturen, een sms beantwoorden, lijkt allemaal niet veel tijd te kosten verspreid over de dag en avond, maar wél als je al die tijd bij elkaar optelt. Dan schrik je en realiseer je je dat je zo nooit los komt van je werk. Ook ondernemers hebben tijd nodig om op te laden en Pilates trainers om hun eigen workouts te doen.
Fitmanager is het antwoord
Ik ging me oriënteren om de software te vinden die de klant én mij meer controle, flexibiliteit en vrijheid zou geven. Mijn studio staat onder meer bekend om de flexibiliteit; deelnemers kunnen bijvoorbeeld een vaste groep kiezen of van de ene groep naar de andere hoppen.
Het stond als een paal boven water dat ik een systeem wilde vinden dat mijn klanten nog meer vrijheid en gemak moest geven.
En ik heb het gevonden: Fitmanager is het antwoord! Het is nu de laatste week van januari 2019 en ik ben nu al razend enthousiast! Voor de Kerstvakantie stapten al mijn klanten over op Fitmanager en het loopt gesmeerd!
Als jouw klantenbestand groeit en je bent veel tijd kwijt met alles in goede banen te leiden, dan raad ik je beslist aan om het programma eens uit te proberen.
Fitmanager maakt het gestroomlijnder
Fitmanager is een Nederlands bedrijf opgericht door 2 jonge ondernemers, Vincent en Maarten. Het pakket is bedoeld voor sportscholen, Pilates en Yoga studio’s, maar ook voor Personal trainers en dansscholen. Fitmanager is een online ledenadministratie software inclusief apps voor ledenbeheer, planning, reserveringen en registraties, communicatie, creditsysteem met automatische SEPA-incasso’s, webshop, online betalen, integratie met eigen website in eigen stijl, social media en marketing. Inclusief financiële btw-rapportages.
Fitmanager bespaart me veel tijd
Zoals gezegd, ik ben vanaf januari gestart met de software. Na een paar weken kan ik nu al concluderen dat Fitmanager me veel tijd bespaart. De klanten moesten in het begin even wennen aan het nieuwe systeem, Die onwennigheid verdween snel toen de klanten het gemak van de software en de gratis app ontdekten.
Voor- en nadelen
In de komende blogs zal ik eerlijk over mijn ervaringen vertellen, zowel over de voordelen, maar ook de eventuele nadelen die ik gaandeweg tegen kom. Ik kan je nu al vertellen dat ik de geïntegreerde webshop fantastisch vind; al mijn diensten en producten op een rij. Super! Abonnementen, rittenkaarten, workshops, Toesox, Small Barrels allemaal te koop in mijn shop. Het gemak van de shop heeft er toe geleid dat ik ook veel meer keuze aanbied in de pakketten dan vorige jaren.
De facturen en incasso’s worden automatisch verstuurd en betalingen, reserveringen en annuleringen gaan als vanzelf. Ik heb meer tijd gekregen en kan me meer focussen op mijn klanten en op al mijn projecten. Wat ik heel belangrijk vind, er is een goede helpdesk. Waar de medewerkers wél reageren op je mails, waar de telefoon wél wordt aangenomen en je wél wordt terug gebeld als je daarom vraagt. Bij Fitmanager nemen ze alle tijd voor je; ze zijn heel vriendelijk en geduldig.
De eerste tip: Testperiode
Belangrijk is om jezelf voldoende de tijd te geven om Fitmanager te ontdekken; het is een veelomvattend systeem met geweldige mogelijkheden. Ik geef je de tip om een testperiode in te lassen. Maak jezelf klant en ga van alles uitproberen, want je moet het systeem goed leren kennen voordat je het introduceert bij je klanten. Het staat niet professioneel als er dingen niet kloppen. Ikzelf heb die tijd ruimschoots genomen. In oktober 2018 begon ik me te verdiepen in de software en onderwijl begon ik mijn klanten stapsgewijs in te lichten. De overgang van een oud systeem naar een nieuw systeem wil je zo soepel mogelijk laten verlopen. Ik zal jullie daar in mijn volgende blog over vertellen.
Oprichter en eigenaar van Pilates Studio Van Sonsbeek. Pilates Instructeur. Oprichter en eigenaar van Pilatesglossy Nederlands en Pilatesglossy International. Oprichter en eigenaar van Face Yoga Method®Netherlands.
